Microsoft Word je jeden z nejpoužívanějších a mezi běžnými uživateli nejoblíbenějších textových editorů. Najdeme jej snad v každé domácnosti, malé i velké firmě. Základy práce s Wordem a například sepsání obchodního dopisu zvládne téměř každý uživatel bez problémů.
Proč používat šablony
Dokument ve Wordu by měl dobře vypadat, respektovat jednotný vizuální styl firmy a usnadňovat uživateli práci. S tím výrazně pomůže profesionálně připravená šablona. Vzhled dokumentu prodává a zlepšuje první dojem. Naopak špatně zformátovaný dokument může zkazit dojem z jinak třeba kvalitního obsahu dokumentu, například závěrečné zprávy sepsané zkušeným odborníkem. Pro firmu, ale i živnostníka nebo osobu provozující svobodné povolání, by mělo být použití šablony téměř nezbytností. Vytvořím vám profesionální a dobře použitelnou šablonu, která respektuje vaši jednotnou vizuální identitu (corporate identity).
Šablony ve Wordu lze s výhodou použít především pro často opakované úkony – sepisování obchodních dopisů na hlavičkovém papíře, zápisů z porad či z jednání, podávání nabídek, uzavírání (vyplňování) smluv, předávacích protokolů a pro celou řadu dalších případů. S šablonou to nebude problém a bude zachován profesionální vzhled dokumentů. Někdy možná využíváte externí grafická studia, která vám například jednorázově připraví profesionální tiskoviny (s výstupním formátem PDF) – i ty je možné převést do Wordu a vytvořit z nich šablonu. Naopak nebývá příliš efektivní dokument pouze vyexportovat do Wordu a považovat jej za šablonu.
Co šablona umí
Pro šablony ve Wordu je naprosto klíčové nastavení vhodné struktury celého dokumentu a používání tzv. stylů (pro nadpisy, běžný text a ostatní části dokumentu), které nesou informaci o velikosti a barvě písma, odsazení odstavce apod., a s nimiž je formátování dokumentu „hračka“. Co šablona umí, nebo by měla umět, jak bude vypadat a co může obsahovat?
- Navržení vhodné struktury dokumentu – titulní strana (přichází-li v úvahu), záhlaví a zápatí – může být jednotné v celém dokumentu, jiné na první stránce, jiné od jistého místa dále apod., nastavení okrajů, těla dokumentu;
- Vytvoření vlastního barevného motivu, díky kterému má uživatel firemní barvy vždy k dispozici, a do nichž se například automaticky barví vkládané grafy a jiné prvky;
- Nastavení příslušného písma;
- Nastavení stylů pro nadpisy, včetně například víceúrovňového číslování, běžný text (ve Wordu označovaný jako Normální), odrážkové a číslované seznamy (také mohou být víceúrovňové), vlastní styly tabulek a další styly, které jsou vlastní zpracovávanému dokumentu. Přitom využívám přednostně standardní styly zabudované ve Wordu, které lze ovšem upravit na míru a použití standardu přináší řadu výhod, například při kopírování z jednoho dokumentu do druhého;
- Uspořádání stylů od nejpoužívanějších po méně používané, aby se s šablonou dobře a rychle pracovalo – viz například následující dva obrázky; v prvním případě jde o klasické uspořádání, druhé je vhodnější třeba pro smlouvy s různými úrovněmi.
Příklady šablon
V tabulce níže naleznete typy dokumentů, pro které je vhodné vytvořit šablonu, ať podle PDF předlohy vytvořené vaším grafikem nebo dle jinak definovaných požadavků. Můžete si prohlédnout stránku ukázky šablon, kde najdete obrázkové náhledy dokumentů, podrobnější heslovitý popis vlastností a možností i ukázky šablon ve formátu PDF, podobně jako v tabulce níže. Výčet je jen ilustrativní. Další příklady již realizovaných šablon najdete v referencích.
| Příklady Word šablon | Charakteristika a možné vlastnosti | Ukázka |
|---|---|---|
| Jednoduché hlavičkové papíry | S přednastaveným textem a logem pro tisk na prázdný papír nebo pro uložení/převod dokumentu do PDF, i bez loga pro tisk na předtištěný hlavičkový papír. |  |
| Složitější hlavičkové papíry (obecně obchodní korespondence) | Které obsahují tabulkové údaje, resp. tabulkové rozložení dokumentu (je pracnější, ale dobře drží strukturu dokumentu), nebo tzv. odvolací údaje „Váš dopis značky / ze dne“, „Pro:“, „Zapsal:“, „Účastníci:“ atd. | |
| Smlouvy | S typickou strukturou: název smlouvy, přehledné uvedení smluvních stran včetně doplňkových údajů (kontaktních osob apod.), automatické a dobře funkční víceúrovňové číslování jednotlivých článků smlouvy (při přidání a ubrání dojde k automatickému přečíslování), například Článek I., 1., 1.1, a), i) atd. | |
| Dvojjazyčné smlouvy | S textem ve dvou sloupcích (jazycích) a automatickým víceúrovňovým číslováním. | |
| Formuláře | Které jsou buď částečně, nebo zcela uzamčeny pro úpravy (chráněno heslem). Vyplňovat je možné pouze určená formulářová pole, nebo lze i ponechat část dokumentu otevřenou pro volné úpravy. | |
| Produktové listy | Například s přednastavenou strukturou, resp. prostorem pro obrázek a slovní popis, obrázkové galerie apod. | |
| Tabulkové ceníky, srovnání nabídek | S doplňkovou grafikou (například pečeť kvality) apod. | |
| Obchodní nabídky, obdobnou šablonu lze použít pro profil společnosti nebo zprávu | Typický obsah: čelní list, identifikace zákazníka, logo a kontaktní údaje v záhlaví či zápatí, automaticky generovaný obsah z nadpisů, přebírání (propojení) údajů z čelního listu do těla nabídky nebo do záhlaví a zápatí (například jméno zpracovatele nabídky a kontakt) atd. | |
| Štítky | Mnohoúčelové štítky s nastavenou strukturou, které lze vyplňovat ručně nebo, má-li každý štítek obsahovat stejné údaje, je možné nastavit, aby si je Word při spuštění vyžádal dotazem, a následně je automaticky doplní do všech štítků na stránce. |
Poznámka k PDF ukázkám: pokud by se vám přímo v okně vašeho webového prohlížeče PDF soubory nezobrazily správně, na stránce Tipy najdete řešení.
Závěr
Zkrátka, možnosti jsou široké, ve Wordu lze vytvořit šablonu téměř jakéhokoliv dokumentu. Přitom vždy dbám na to, aby práce s šablonou byla praktická a komfortní. Šablony tvořím podle přání zákazníka, případně přesně podle dodané předlohy, ale upozorním na případná úskalí a doporučím praktičtější řešení na základě zkušeností a nejlepší praxe. U složitějších dokumentů přidávám i tipy pro práci.
Potřebujete vyrobit profesionální a dobře použitelnou šablonu ve Wordu? Neváhejte mě kontaktovat